Besturen, managen, uitvoeren: niet alleen voor sportbestuurders

Boeksignalement: Daniel Klijn, Besturen met een visie. Het handboek voor sportbestuurders, Nieuwegein 2013 (tweede druk), 128 pagina’s. ISBN 978-90-5472-189-5

Besturen met een visie vat in iets meer dan honderd pagina’s de essentie samen van goed bestuur en effectief besturen. Het is de grote verdienste van Klijn dat hij in een helder, goed gestructureerd betoog de kern van besturen en organiseren overtuigend uit de doeken doet. Hoewel het boekje bedoeld is voor sportbestuurders, kun je het verhaal net zo goed lezen als bestuurslid van een goede doelen organisatie, een toneelvereniging, een vereniging van vrienden van een museum, en zelfs als doorgewinterde manager van een not-for-profitorganisatie. Wat in het boekje staat is relevant voor een brede doelgroep: iedereen die in een bestuur zit. Wat mij betreft is belangrijkste eyeopener  van dit boekje de loskoppeling tussen het besturen van een vereniging en het managen van een vereniging.

Besturen gaat volgens Klijn over het bepalen van de stip op de horizon, over het uitzetten van de koers in de richting van dit vergezicht. Een bestuurder doet dat door over de acute problemen van gisteren, vandaag en morgen heen te kijken. Waar gaan wij als vereniging naar toe en waarom. Welke besluiten moeten wij nemen om daar te komen? Als je dit zo leest, dan denk je waarschijnlijk: “Maar dat is toch logisch?” Ja, dat is het ook. Maar de weg naar de horizon is gebrekkig geplaveid.  De verleiding om het wegdek te repareren, nog even wat broodjes te smeren voor onderweg is – in beeldspraak – heel groot, in plaats van het kompas te bestuderen en besluiten te nemen om daar te komen waar wij van plan waren uit te komen.  Door de Angelsaksiche managementliteratuur vergeten wij het wel eens: een bestuurder heeft een andere verantwoordelijkheid dan een manager. Een manager regelt, coördineert, zorgt dat dingen lopen, houdt het werkproces in de gaten, controleert, werkt mee. In de structuur van een vereniging is de voorzitter van een specifieke commissie een manager.

De voorzitter van de vereniging is de bestuurder, de man of vrouw met de visie waar het heen moet, en niet de man of vrouw die de kantine gaat schoonmaken na een wedstrijd. Natuurlijk mag je helpen en zo nu en dan ergens je hulp bij een knelpunt aanbieden. Maar als je succesvol een vereniging wilt leiden, dan weet je wat de essentie van je functie is en laat je je niet (teveel) verleiden om te vervallen in uitvoerende werkzaamheden, waardoor het werk waar jij verantwoordelijk voor bent – het besturen van de vereniging – er bij inschiet. Ik vind het de grote verdienste van Klijn dat hij dit aspect van goed bestuur als de meeste kritische factor van goed bestuur benadrukt. Hoe makkelijk is het niet om praktische uitvoerende klussen prioriteit te geven:  een sportevenement moet door…

Vanuit zijn ervaring als adviseur van sportclubs memoreert Klijn dat het vele besturen heeft zien falen en van het pad af zien dwalen doordat bestuurders managers werden en zich uitsluitend met de dagelijkse gang van zaken gingen bezighouden. Iedere vernieuwing van beleid – groot of klein – loopt daardoor spaak. Waarom beleidsvernieuwing ook spaak loopt is omdat plannen te veel papier beslaan, te uitgebreid zijn. Hou het kort en krachtig: een paar A4-tjes is ruim voldoende. Vervolgens komt het aan op discipline en een goede organisatiestructuur waarin functies, taken en verantwoordelijkheden expliciet zijn omschreven. Vooral voor de voorzitter ligt er op de weg naar het doel een enorme verantwoordelijkheid om de club bij de les te houden, om te motiveren, te prikkelen, de urgentie en de reden van de vernieuwing uit te leggen, aandacht te geven een de mensen die het uitvoeren, belangstelling te tonen voor alle stappen en stapjes op weg naar het nieuwe doel. Maar ook voor aanspreken – vriendelijk weliswaar – als dingen anders gaan dan gepland. Niemand zit in een een vereniging te wachten op een autoritaire bullebak. Ook aanspreken is trouwens aandacht geven en daar bloeien mensen van op, het houdt hen betrokken.

Dit omgaan met vrijwilligers, het houden van voortgangsgesprekken is een gebied waar in de wereld van vrijwilligers over het algemeen nogal krampachtig wordt gedaan. Er leeft sterk het idee, dat wanneer je niet betaald wordt je niet aangesproken kan of moet worden. Klijn zegt het helder: vrijwillig is niet vrijblijvend: afspraak is afspraak. Wat betekent het niet nakomen van je werk voor de inzet van anderen. Daarover moet je het met elkaar hebben. Het aardige is – volgens Klijn – dat dit soort ‘moeilijke’ gesprekken, toch gewaardeerd worden door de vrijwilligers. Er is immers aandacht en erkenning, ook al is de aanleiding vaak lastig (en niet-functionerende vrijwilliger). Klijn benadrukt trouwens dat er wat hem betreft geen wezenlijk verschil is tussen het aanspreken van betaalde medewerkers en het aanspreken van vrijwilligers.

Aandacht van Klijn in dit boekje ook voor het omgaan met verandering, met de angst voor het nieuwe en het omgaan met weerstanden tegen verandering, tegen vernieuwing. De bekende uitspraak is dan: “wat doen dit hier op die manier en niet op die manier…” Klijn haalt hiervoor het beroemde experiment uit de gedragspsychologie aan, waarbij een groep apen wordt natgespoten op het moment dat een van de apen de banaan probeert te pakken. Lees het experiment hier na. Op dit soort groepsgedrag moet je zeer bedacht zijn en er op anticiperen: zorg voor een goede coalitie, maak de urgentie duidelijk, sla mijlpalen en geef een feestje als een mijlpaal is bereikt. Benoem concreet de successen en complimenteer je vrijwilligers daarmee. Kortom een bestuurder ziet een stip op de horizon en houdt de club koersvast in zijn besluiten op weg naar die stip. En, geef als bestuurder altijd het voorbeeld!

Dit boek is een grote aanrader voor iedereen die in een bestuur zitting heeft of neemt. Maar zelfs voor managers zou het verplichte kost moeten zijn. In een heel kort bestek passeren de essenties van management en bestuur de revue. Klijn schrijf helder, begrijpelijk. Het fraai met een harde kaft uitgegeven boekje lees je in een paar avonden uit: je wordt er een hoop wijzer van en als je – zoals de meeste leidinggevenden – alles wel eens eerder hebben gehoord of gelezen, dan staat besturen en management weer helder op je netvlies. Nu weet je weer waarom besturen zo’n spannende, maar inspirerende klus is.

Michiel Kersten, juli 2013

 

Leave a Reply

Your email address will not be published.