Boeksignalement: Griet Barrezeele, Informationmanagement. Een nieuw tijdperk. Een nieuwe aanpak, Leuven/Den Haag 2012 (181 pagina’s).

De informatiestroom in organisaties, en vooral de ongestructureerde informatie, groeit tegenwoordig exponentieel. Greep te krijgen op deze overweldigende hoeveelheid data, gegevens, formulieren, foto’s, films, brieven, contracten, beleidsstukken, mails,  is dé uitdaging van nu voor iedere culturele en museale organisatie.

Een goed informatiebeleid en documentbeheer leidt tot kostenbesparing en productiviteitsverbetering.  Een geolied content management systeem verbetert de ‘workflow’ en werkprocessen in de organisatie. En niet in de laatste plaats levert content management een prettigere manier van werken en samenwerken op, omdat geen tijd verloren gaat aan het onnodig zoeken naar documenten, verkeerde, oude versies niet meer plotseling op het verkeerde moment in de organisatie opduiken.  Een perfect georganiseerd document management systeem optimaliseert de interne en externe communicatie: op het juiste moment beschikken medewerkers over de noodzakelijke informatie. Maar er is nog een reden om informatie management centraal te stellen. Het kan een middel zijn om de kennis van – bijvoorbeeld – conservatoren in musea vast te leggen voor de toekomst in het DNA van de organisatie. Ook wel Knowledge Management  genoemd.

Redenen te over om stevig het informatie management aan te pakken. Dat gaat zoals Barrezeele treffend en bondig zegt uiteindelijk om het “capteren, beheren, classificeren en terugvinden van documenten.” Informatie management gaat  ook om het vernietigen van documenten en om redenen van ‘governance & compliance’.

Eenvoudig gezegd informatie management is greep te krijgen over ‘content’ in de meest brede zin van het woord in een organisatie.  Dit informatie management krijgt vele etiketten opgeplakt. Hierboven heb ik bewust een aantal verschillende termen gebruikt waarmee aanbieders van software applicaties hun producten omschrijven. Maar er zijn er meer: Digital Assets Management, Workflow Management, Business Process Management, Records Management. Natuurlijk verschilt de invalshoek enigszins. Maar verwarrend is het wel, zeker wanneer aanbieders van Document Management Systemen (DMS) zich ook omschrijven als aanbieders van Enterprise Content Management (ECM).

Het boek van Barrezeel gaat (gelukkig, zou ik bijna zeggen) niet over software en software leveranciers. Maar heeft een hoger, meer generieke abstractieniveau. Laat ik nu maar meteen hier de conclusie van dit boeksignalement opschrijven: het is een uitstekend geschreven publicatie. Dat betreft niet alleen de helder gestructureerde inhoud, maar ook het verzorgde taalgebruik. Het is een verademing om dit goede Nederlands/Vlaams te lezen. Iedereen die informatie, informatiserings- en (interne) communicatieplannen schrijft, moet het boek lezen. Eigenlijk zou iedereen die content creëert in een organisatie – en dat is bijna iedereen – de eerste vier hoofdstukken van het boek moeten lezen: “Enterprise content management, Document management, Information retrieval en Records management”. Je wordt je dan in ieder geval bewust welke enorme voordelen je laat liggen als je het management van ongestructureerde gegevens niet een hoge prioriteit geeft in de dagelijks reilen en zeilen van jouw organisatie.

Het boek munt uit in beschrijving van terminologie in dit vakgebied. Daarmee geeft de auteur de lezer handvatten voor de structuur en alle elementen die samen een goed informatieplan moeten bevatten. Dat begint bij het analyseren van de levenscyclus van een document en de context waarin het gebruikt worden (workflow) . Documenten zijn dragers van verzamelingen gegevens, die – volgens de heldere definitie van Barezeele – geregistreerd zijn in een permanenten vorm die leesbaar is voor mens en machine. Een document is altijd opgebouwd uit content. Het kan papier zijn, maar even goed een beeld, een film of een audiofragment. Binnen de levenscyclus van een document gaat het om retrieval, efficiëntie, consistentie, veiligheid, archivering, retention (bewaartijd en vernietiging), autorisatie en versiebeheer, dienstverlening, consolidatie en reusabilty en nog veel meer zaken. Veel staat en valt met systemen voor het toekennen van metadata (gegevens over de data) aan documenten. Die metadata kunnen gerelateerd zijn aan de content (inhoudelijke eigenschappen) of aan de container (eigenschappen van de locatie, drager). Welke standaard kies je voor de metadata? Barezeele noemt de belangrijkste, waaronder de veel gebruikte Dublin Core Metadata Element Set (15 elementen die samen een semantisch blok vormen, waarmee je documenten kun brandmerken), maar ook Computer Interchange of Museum Information (CIMI).

Het terugvinden van documenten en (her)gebruik staat en valt ook met perfect functionerende ‘retrieval’, die is niet alleen afhankelijk van de metadata, maar ook van een structuur van de zoektermen (taxonomie en ontologie zijn de termen die daarvoor vaak gebruikt worden). Nu documenten door de huidige zoeksystemen eigenlijk altijd volledig op tekst doorzoekbaar (full text searchable) zijn , wordt dit iets minder belangrijk, maar is des te belangrijke voor het terugvinden van groepen of clusters documenten die in een specifieke context gecreëerd zijn of met elkaar betekenis hebben in een bepaalde samenhang.

Document en informatie management maakt efficiënt samenwerken mogelijk (collaboration). Samenwerken gaat over de co-creatie van documenten, over versiebeheer, over check-in en check-out van documenten wanneer iemand daadwerkelijk met een document aan de slag is, zodat er niet per ongeluk twee mensen op hetzelfde moment een document veranderen. Wanneer samenwerking belangrijk is, dat moeten dergelijk systemen ook mogelijkheid bieden tot discussies, het achterlaten van notities over documenten. Dat wordt gefaciliteerd door virtuele werkruimtes binnen de software te kunnen scheppen: workspaces, waarin documenten, discussies, taken, whiteboards met aantekeningen een plek hebben.

Barezeele slaagt er in om in net iets meer dan 180 pagina’s. De lezer bij de hand te nemen in deze wereld van informatie management. De contouren van de voorwaarden en eisen van goed en verantwoord content management worden duidelijk voor het voetlicht gebracht, net als de grote meerwaarde die aandacht hiervoor (efficiëntie, kostenbesparing en werkplezier) in een organisatie oplevert. Dan is nog geeneens hier het aspect van het ‘nieuwe werken’ besproken, dat staat of valt eveneens met een goed content management. Toegang hebben – altijd en overal – tot jouw gegevens en de gegarandeerde betrouwbaarheid daarvan en die ook nog eens snel en goed kunnen terugvinden. Dat is waar het allemaal om draait. Een grote, grote aanrader dit boek…

Michiel Kersten