Boeksignalement: Betteke van Ruler, Reflectieve Communicatie Scrum. Zo ben je accountable! Amsterdam 2013 (Adfo Groep). 82 pagina’s. ISBN 978 94 91560484.

In de wereld van de software ontwikkeling worden twee projectmanagement technieken gebruikt die veel met elkaar te maken hebben en elkaar naadloos aanvullen: agile en scrum. De eerste van de twee  gaat over wendbaarheid en flexibiliteit. Wendbaarheid om software tijdens het bouwen aan te passen aan veranderende inzichten bij de opdrachtgever of het team dat de opdracht uitvoert. Adequaat inspelen op de wensen en ideeën van de klant neemt hierbij een belangrijke plaats in. Bij scrum is voor feedback die je krijgt van de opdrachtgever zelfs de hoofdrol weggelegd.

Het scrummen – ik zal het dadelijk uitleggen – is zelfs bedoeld om zoveel mogelijk feedback op te roepen en uit te dagen. Op de keper beschouwd is scrum ontwikkeld om in korte perioden van twee tot vier weken werkende stukken (modules) software op te leveren. Deze periodes worden sprints genoemd. Tijdens die sprints komt het team dagelijks bijeen in stand-up meetings, gecoördineerd door een scrummaster. Tijdens deze bijeenkomsten van hooguit een kwartiertje blik je even terug, maar leg je vooral de nadruk  op wat je die dag gaat doen en van wie of wat je daarbij hulp of ondersteuning nodig hebt. Je activiteiten houd je bij op een whiteboard met Post-its: de burndown chart. Dit laatste is de visuele projectmanagement kant van Scrum: want in de loop van de sprint  verplaats je de Post-its van het veld To Do, naar Doing en vervolgens naar Done. Aan het eind van de periode organiseer je een bijeenkomst met de opdrachtgever en presenteer je de werkende stukjes software, jouw producten. Feedback daarop is dan het doel. 

In Japan- waar de techniek van scrum is uitgedacht – heb ik bij het inrichten van een tentoonstelling hiermee voor het eerste kennis gemaakt. Tien minuten in een kring staand  wordt het plan voor de dag door genomen en dan ga je aan de slag. De klokken gelijk zetten en de prioriteiten bepalen, zo voelde die bijeenkomsten. Ik begreep natuurlijk geen jota wat er in het Japans gezegd werd. Maar over de taalgrenzen heen was het duidelijk, en nog belangrijker: het voelde goed. Samen denken, samen doen.

De scrum-techniek wordt steeds vaker ingezet als projectmanagement techniek bij complexe projecten waarvan de uitkomst op voorhand nog niet geheel duidelijk ‘kan’ zijn, waar – met andere woorden – projecten waar ruimte moet zijn voor experiment en creativiteit. De ‘tool’ werkt het beste in teams met professionals omdat hiërarchie bij scrum vrijwel geen rol speelt: het zijn zelfsturende teams. De scrummaster is geen leider, maar een vorm van servant-leader die beperkingen en belemmeringen uit de weg ruimt voor het team.

Ik ben buitengewoon enthousiast over deze manier van werken omdat die concreet en – vooral – heel praktisch is. Veel doen, concentratie op de taken en uitvoering. Dat voelt goed: minimale formalisering door strakke spelregels van het scrum (een mooie paradox). Aandachtig werken aan één taak tegelijk en heel, heel resultaat gericht. Steeds in het achterhoofd houdend dat je aan het eind van de sprint zoveel mogelijk feedback krijgt van de opdrachtgever: “is wat ik gemaakt heb nu de bedoeling, voldoet dit aan de wensen en verwachtingen?”  Zo niet: dan komt jouw ‘agility’ (wendbaarheid, slimheid, flexibiliteit) in actie. Aanpassen, modificeren, veranderen. Optimalisering van je product aan de verwachtingen en eisen van de klant: tevredenheid van je opdrachtgever en de functionele kwaliteit van het product. Daar gaat het om.

Het is niet verwonderlijk dat deze manier van werken ook zijn weg vindt naar de communicatiewereld. Immers communicatietrajecten zijn veelal complex en het eindresultaat is vaak slechts globaal omschreven. Betteke van Ruler heeft een variant van Scrum ontwikkeld voor de communicatiewereld: zij noemt dit Reflectieve Communicatie Scrum, of kortweg RCS.

Van Ruler licht haar methode toe in een klein boekje (A6 formaat) in vier hoofdstukken toe (zie hieronder). Zoals de titel aangeeft gebruikt zij de techniek vooral om na te denken over het communicatiewerk, de betekenis en functie daarvan, alsmede de rol van een organisatie in de maatschappij. De ondertitel van het boekje is niet voor niets: ‘Zó ben je accountable!’ Verantwoordelijkheid nemen en dragen voor deze aspecten van het communicatiewerk in een organisatie, daar gaat RCS over. De vraag die ik mij stel is of scrum nu juist  daarvoor nu de meest geëigende vorm is.

Eerlijk gezegd geloof ik dat niet: het is een geweldig effectieve en efficiënte methode om een communicatieplan van een museum uit te voeren. Een flyer, een persbericht, een outdoor- of online campagne uitwerken. Het zijn allemaal bouwstenen in het communicatiebeleid die met scrum snel concreet gemaakt kunnen worden en daadkrachtig kan aanpakken. In afsluitende evaluatie hoor je aan het eind van de sprint direct van de opdrachtgever wat hij er van vindt. Wederom: feedback staat centraal. Daarmee ga je op een actieve, open manier mee om.

Dit laatst aspect heeft altijd een reflectief aspect. “Natuurlijk”,  zou ik willen roepen. Maar de essentie van scrum is nou juist om je opdrachtgever een product te leveren waar hij honderd procent tevreden over is.  Daarom ben ik ook zo enthousiast over de methodiek van scrum. Reflectief kunnen handelen is daarvoor een voorwaarde. Voortdurend leren en lessen trekken uit wat je doet en daarop je nieuwe handelen en manier van werken afstemmen. Pas als die manier van werken en leren een organisch deel is van jouw manier om dingen aan te pakken, werkt scrum écht. Daarvoor is kennis en visie op jouw vakgebied nodig. Hoe meer en explicieter, des te beter. In de traditionele scrum methodiek zitten deze uitgangspunten ingebakken.

Betteke van Ruler bouwt haar ‘eigen’ visie op scrum rond dit reflectief handelen. Voor de verschillende fases in het scrumproces stelt zij in haar boekje nieuwe namen en begrippen voor: de bijeenkomst aan het einde van een sprint heet een ‘validatie’. De scrummaster wordt scrumcoach. Wezenlijk anders, want tussen een ‘regelneef’ (scrummaster) en een coach bestaat een wereld van verschil. Het draait bij Van Ruler vooral om evaluatie.  Zo onderscheidt Van Ruler formatieve, summatieve, goal-based en goal-free evaluatie. De laatst genoemde wijze van evalueren is uiteraard uitgangspunt in scrum.  Hoewel de termen en namen waarmee zij de verschillende functies van evaluatie beschrijft prachtig zijn, gaat scrum niet over evaluatie: het gaat om doen. En om tijdens dat doen wendbaar te worden om een topproduct af te leveren. Evaluatie is niet meer, maar ook niet minder dan een voorwaarde – zoals ik eerder heb gezegd – die nodig is om succesvol te scrummen: op effectieve en wendbare wijze de verlangens van je opdrachtgever vervullen.

Het is mooi dat scrum een steeds bredere acceptatie krijgt. De methode is flexibel genoeg om voor meer taken en projecten bruikbaar te zijn dan de software ontwikkeling. Daarvoor hoef je niet, zoals Van Ruler doet, nieuwe namen te verzinnen voor de onderdelen uit het scrumproces. Ik vind het tamelijk onbescheiden, pretentieus zelfs,  om die bescheiden veranderingen direct te claimen, door bij de schema’s in het boek met een copyright teken te beschermen.

Ruler schrijft wonderschoon Nederlands.  Het is geweldig dat zij een theoretische ondergrond voor goal-free evaluation voor het communicatie werk verbindt via scrum met de dagelijkse praktijk. Maar uiteindelijk vind ik dat de kracht van scrum vooral schuilt in het praktische. Het is een werk- en planningsmethodiek voor weliswaar complexe, maar dan toch vooral uitvoerende taken . Reflectief handelen hoort daarbij, maar is absoluut niet het belangrijkste waarom je zou moeten gaan scrummen. In die zin laat dit boekje mij met veel vraagtekens en een ietwat onbevredigend gevoel zitten in weerwil van mijn aanvankelijke enthousiasme waarmee ik het heb besteld. Waarom trouwens geen e-book?

Ik mis in het boekje daarnaast een belangrijke component van het scrummen: het eerder genoemde scrum (white) board om het planningsproces en alles wat er gedaan moet worden in een project op bij te houden. Deze omissie houdt wellicht verband met de visie van Van Ruler, die scrum niet ziet en gebruikt als methode om dingen snel en goed gedaan te krijgen, maar als methode om reflectief te handelen.

De eerste domper op mijn enthousiasme was trouwens het formaat van het boekje en de omvang van de tekst. Het is allemaal buitengewoon weinig en summier, als je daar als afnemer 14,95 euro voor moet neertellen. Het is een plat argument, maar ik moet het  wel kwijt, want daarvoor is mijn deceptie te groot. Dit valt waarschijnlijk vooral de uitgever aan te rekenen, vermoed ik. Een bescheiden E-book voor een paar euro was meer sympathiek geweest.

Ben je geïnteresseerd in scrum? Koop dan voor 6 euro meer Scrum voor Dummies van Michael Franken, Amsterdam 2013 (Pearson). ISBN 978 90 430 2403-7 (183 pagina’s). Voor scrumliefhebber in spé een pareltje.

Meer weten over agile? Surf naar het Agile Manifesto: http://agilemanifesto.org/

Michiel Kersten, februari 2014

Inhoud Reflectieve Communicatie Scrum

Introductie
Hoofdstuk 1 – Een nieuwe manier van plannen
Hoofdstuk 2 – Zó doe je het
Hoofdstuk 3 – Zó word je accountable
Hoofdstuk 4 – Achtergronden van de RSC
Woordenlijst